Excel básico para el control de la carga de trabajo

En esta ocasión la publicación que os traemos cambia un poco la línea de las entradas anteriores, ya que queremos que Road to Performance también ayude en facilitar la labor diaria de muchos compañeros y compañeras que trabajan como Preparadores Físicos y/o Readaptadores con diferentes herramientas para la gestión del trabajo del día a día.

En esta ocasión queremos compartir una plantilla básica de Excel para el registro de las cargas de trabajo y poder llevar un análisis sencillo y global que nos aporte información básica para entender qué ocurre con nuestros deportistas. Esta entrada abre por tanto una nueva línea de publicaciones en nuestro blog en la que de forma periódica iremos actualizando este archivo de Excel, en el que se llevarán a cabo análisis cada vez más complejos. Además, Excel es una herramienta idónea para nuestra labor como responsables en el control y análisis de las cargas de trabajo de nuestros deportistas. Sin duda existen otras aplicaciones más específicas y de mayor potencia, pero esta es una herramienta sencilla y que aporta un gran valor al trabajo diario.

Esta archivo de Excel se ha pensando principalmente para la gestión de las cargas de trabajo de más de un equipo o grupo de deportistas. Dentro de este podréis filtrar por un único deportista para entender cómo evoluciona la respuesta a la carga de trabajo planteada.

Por último, antes de empezar a explicar qué contiene la plantilla, cómo funciona y cómo editar el archivo, resaltar que los datos que se utilizarán son exclusivamente aquellos obtenidos de la percepción subjetiva del esfuerzo de la sesión de cada atleta, obteniendo así datos de carga de trabajo a través del modelo de Carl Foster publicado en 2001.

Os dejamos aquí el enlace a nuestra entrada anterior sobre el control de la carga de trabajo: La carga de trabajo en los deportes de equipo: contextualización y métodos.

Antes de comenzar con la explicación de cómo utilizar nuestro sencillo Excel resaltar que aportaremos modificaciones con análisis más complejos en el futuro, que introduciremos nuevas variables y tipos de análisis y que no somos expertos en el uso de la herramienta de Excel, pero queremos contribuir con nuestro conocimiento sobre la misma en ayudar a compañeros y compañeras. Ahora si, vamos a adentrarnos en el archivo.

Introducción

En la hoja Introducción encontraréis información básica que os ayudará a entender que tipo de datos encontraréis en el resto de hojas. Además, de los botones que os llevarán directamente a los diferentes informes que este libro básico de Excel genera.

Este libro de Excel se ha creado en base a equipos de baloncesto, que incluyen en sus plantillas como máxima a un total de doce deportistas, pero se deberá adaptar a cada realidad como os enseñaremos a continuación.

Datos básicos

Esta hoja es la base a través de la cual nuestra plantilla segmentará los datos, permitiéndonos seleccionar datos por equipo y deportista en función del interés.

Nombre del club

En la celda A2 encontraréis el nombre del club, este contenido esta vinculado con los encabezados de los informes de equipo y del deportista, por lo que modificando este contenido se modificará en las hojas mencionadas.

Equipos y jugadores

En la Columna B encontraréis el nombre de los equipos. Aquí comenzamos a modificar el Excel en función de nuestra realidad. Nosotros os hemos incluido solo cuatro equipos, pero podría ampliarse o disminuirse la cantidad.

En las celdas B2, B3, B4 y B5 deberéis por tanto introducir el nombre de los equipos que vayáis a controlar, por ejemplo así:

De forma automática veréis como los encabezados de las columnas C, D, E y F se modifican de forma automática con el nombre del equipo.

De la misma forma se cambiará el contenido de las celdas C2, C3, C4… por los nombres de nuestros deportistas. Os recomendamos que en el caso de tener varios equipo siempre se introduzca nombre y apellido. Además, mucha atención a aquellos nombres que contengan tildes, ya que siempre que se introduzcan datos se deberá hacer de la misma manera.

Vamos ahora a un punto importante que ayudará a nuestro Excel a establecer relaciones entre el equipo/grupo y los deportistas que lo forman.

Si observáis la siguiente imagen podréis ver cómo al seleccionar los doce deportistas de un equipo el recuadro del nombre de las celdas cambia. Esto es lo que debemos modificar para que el Excel nos diga a qué equipo corresponde cada deportista.

Este apartado está pensado principalmente para el informe del deportista (bajo nuestro criterio el realmente importante). Si observáis la hoja «Weekly Player Report» veréis que debéis hacer el filtrado por equipo y después por deportista, por lo que en base al equipo escogido aparecerán unos deportistas y otros en el desplegable de la derecha (en relación a los nombre contenidos en cada equipo en la hoja de Basic Data).

Vamos al lío, ¿cómo se modifica? Tendréis que ir a la pestaña fórmulas y en esta hacer clic en «Administrador de nombres».

En la ventana que se abrirá veréis una relación de nombres asignados a un conjunto de celdas.

Aquí deberemos modificar los nombres del conjunto de celdas que hace referencia a los equipos (TeamA, TeamB, TeamC y TeamD). Haremos el ejemplo con el Team A.

Al seleccionar el nombre para el conjunto de celdas Team A y hacer clic en el botón Modificar de la parte superior de la ventana. se abre una nueva ventana, en la cual nosotros podemos decirle a Excel cual es el rango de celdas que compone este nombre, en este caso las contenidas entre C2:C13 de la hoja de Basic Data.

Lo que deberemos entonces es modificar el nombre por el nombre que aparece en el encabezado o primer equipo de la columna B, en este caso «Senior». Este proceso deberemos repetirlo con el conjunto de nombres de cada equipo que introduzcamos. Aquí os dejamos el ejemplo de la modificación del Team A por Senior.

Ahora en los desplegables de los informes podréis ver cómo aparecen los nombres de los nuevos equipos que hemos creado.

Pero, ¿por qué ahora los valores son cero? Antes habían datos y ahora no. Esto ocurre porque en la hoja Raw Data los datos que hemos introducido hacen referencia a TeamA, que es el equipo que teníamos antes. Ahora modificaremos esto.

Por último, en la hoja Basic Data incluiremos datos en relación a los días y semanas de la temporada y los tipos de contenidos que queremos registrar. Nosotros hemos indicado a Excel que el primer día de la temporada es el 1/01/2019, por lo que debéis cambiar esta celda.

En la Columna I aparecen ahora los contenidos que se establecen para el registro, nosotros hemos incluido cuatro:

  • Strength: sesiones de gimnasio, sea cual sea el contenido.
  • Practica: entrenamiento en campo o pista.
  • Individual: sesiones de técnica individual, tiro, etc.
  • Match: partidos.

En caso de contar con deportistas que puedan acudir a concentraciones con selecciones autonómicas o nacionales recomendamos añadir un contenido más que haga referencia a estos trabajos. Antes de establecer este apartado es importante reflexionar sobre cuales son los contenidos que quiero trabajar (o al menos registrar) y así poder establecer los criterios de qué corresponde a qué bloque.

Una vez hemos definido todo lo anterior ya tendríamos perfecta nuestra hoja de datos básicos para adentrarnos en el registro de datos.

Raw Data

Entramos ahora en la hoja de registro de nuestros datos, será nuestra matriz o base de datos que dará forma al análisis posterior. Es muy importante mantener el rigor en cómo se introducen los datos, para que no ocurran errores y posteriormente se hagan interpretaciones erróneas por hacer mal el registro de los datos.


Hemos incluido los siguientes datos que creemos que son básicos para llevar a cabo un adecuado control de la carga de trabajo.

  • Columna A: equipo al que pertenece el dato que introduzco
  • Columna B: semana a la que pertenece el dato que introduzco
  • Columna C: día al que pertenece el dato que introduzco
  • Columna D: tipo de sesión que realiza el deportista
  • Columna E: deportista al que pertenece el dato que introduzco
  • Columna F: tiempo duración de la sesión
  • Columna G: percepción subjetiva del esfuerzo para esa sesión
  • Columna H: carga de la sesión (resultado de multiplicar la percepción del esfuerzo en una escala del 0 al 10 por el tiempo de exposición)

Ahora, por cada sesión que realice cada uno de nuestros deportistas deberemos introducir una nueva fila, añadiendo así nuevos registros. Cada registro debe tener los datos completos en cada columna.

Veréis que cuando las sesiones corresponden al contenido Strength no tienen carga de trabajo, esto es porque en la población en la que se recogieron estos datos no se pedía la percepción del esfuerzo en las sesiones de gimnasio, y que desde RTP creemos que pueden ser datos interesantes de cuantificar, pero que deberá llevarse a cabo una reflexión previa de la tipología de trabajos que se realizan en la sesión de gimnasio (o como cada uno lo llame) y que esta no debe mezclarse con los datos de la carga de trabajo en el campo o pista. Creemos muy positivo coleccionar ambos tipos de datos, pero no mezclarlos.

Nota: si queréis crear esta hoja con otras variables diferentes y desde cero, no olvidéis darle formato de tabla y otorgarle un nombre a la tabla (por ejemplo «DataRaw», así se llama nuestra table). Os ayudará a simplificar las fórmulas. Lo podéis modificar también en el administrador de nombres.

Sobre la columna H en relación a los datos de carga de trabajo debemos resaltar lo siguiente. Esta columna se completa de forma automática, ya que tiene asignada la siguiente fórmula:

=SI(D2=»Match»;(F2+20)G23;G2*F2)

Con esta fórmula lo que queremos es que Excel identifique el tipo de sesión que es el evento de esta fila para el deportista. En caso de ser un partido, sumará un tiempo de 20 minutos y el valor de carga se multiplicará por tres. Esto es un criterio propio del RTP para el baloncesto, ya que aproximadamente 20 minutos es el tiempo que dura el calentamiento y además, el múltiplo de tres corresponde a un criterio para igualar las cargas de partido a las de entrenamiento, ya que el tiempo de exposición de partido es menor al de la sesión de entrenamiento. Pero dejaremos este tema para entradas futuras donde hablaremos de las limitaciones del uso de la percepción subjetiva del esfuerzo como método de control de la carga. En cualquier caso, sentiros libres de modificar esta fórmula a vuestro gusto, pero creemos que es importante que sea así para el caso del baloncesto o el resto de deportes indoor que se realizan cambios de forma constante.

Informe del equipo

Vamos a adentrarnos en los informes que están automatizados. Recordad que hemos modificado el nombre de los equipos, por lo que ahora, nuestra matriz de datos debe cambiar, para que los datos aparezcan como antes deberéis reemplazar (teclas Control + L) las celdas que contienen TeamA por Senior. Aquí el ejemplo.

Con los cambios de nombres de equipos realizados vamos ahora a ver qué nos aportan los informes que hemos diseñado.

Esta hoja os aportará información de cómo se comportan los datos de carga de vuestros equipos. En la parte superior aparecerá un desplegable en el que podéis seleccionar el nombre del equipo y ya el Excel cogerá los datos de nuestra matriz de la hoja anterior y nos los expondrá de forma clara y sencilla. Recuerda que solo hay datos del Team A / Senior, por eso el resto aparecerá sin datos.

De acuerdo, ¿qué datos vemos?

Nota importante: los datos que están acompañados del número 12 entre paréntesis significan que están normalizados para un grupo de 12 deportistas, es decir, que la referencia siempre se establece con 12, si hayan menos o más registros para una sesión determinada. En caso de querer modificarlo se deberá cambiar el valor 12 de la siguiente fórmula por el deseado. Esto se deberá realizar en todas las variables que estén acompañadas de «(12)».

  • Week: semana a la que pertenecen los datos
  • Avg Load by Team (12): carga de trabajo promedio por equipo para una semana determinada.
  • Avg Load by Player (12): carga de trabajo promedio para un jugador para una semana determinada.
  • Avg Load By Session & Player: carga de trabajo promedio para un jugador en una sesión.
  • Avg RPE: promedio de percepción subjetiva del esfuerzo en la escala del 0 al 10 para el equipo en esa semana.
  • Nº Sessions: número de sesiones realizadas en esta semana. Esto ayudará mucho a relativizar la carga de trabajo para cada semana (en caso de que tengáis semanas con diferente número de sesiones)
  • Avg Time by Team (12): tiempo de exposición para el equipo para 12 jugadores.
  • Avg Time by Player: tiempo de exposición promedio para un jugador en esa semana.
  • Load Difference: diferencia de carga de trabajo en valor porcentual en relación a la semana anterior.
  • Time Difference: diferencia de tiempo de exposición en valor porcentual en relación a la semana anterior.
  • RPE Difference: diferencia de percepción subjetiva del esfuerzo en valor porcentual en relación a la semana anterior.

Los formatos condicionales que observaréis en el apartado de las diferencias entre semanas funcionan de la siguiente manera. Si el valor sobrepasa el 10% en relación a la semana anterior se resalta en amarillo, si lo hace por encima del 15% lo haré en rojo. Esto es un criterio propio de RTP que podéis modificar administrando las reglas de estos formatos.

Además, en la hoja Team Report encontraréis que ya está todo preparado para darle a imprimir. La configuración de impresión se hará en dos páginas. Obviamente ahora este Excel es tuyo, la impresión a tu gusto.

Informe del jugador

Pasamos ya a la última hoja de nuestro Excel de control de la carga de trabajo.

En esta hoja podría seleccionar en primer lugar el equipo, y en base al equipo seleccionado se modificarán los nombres a elegir en la segunda lista desplegable. Por lo que es importante cambiar los nombres en la hoja Basic Data por los de nuestros deportistas para así poder elegir de quien queremos la información.

Sobre los datos de esta hoja, ¿qué datos estamos viendo?

  • Week: semana a la que pertenecen los datos.
  • Total Load: carga de trabajo total que le corresponde al jugador seleccionado para esa semana.
  • Daily Load: carga de trabajo promedio diaria del jugador seleccionado para esa semana.
  • Total Time: tiempo total de exposición (en minutos) del jugador seleccionado para esa semana.
  • AVG RPE: promedio de percepción subjetiva del esfuerzo del jugador seleccionado para esa semana.
  • Practice Time: tiempo total de exposición en el campo/pista (en minutos) del jugador seleccionado para esa semana.
  • Strength Time: tiempo total de exposición en el gimnasio (en minutos) del jugador seleccionado para esa semana.
  • Match Time: tiempo total de exposición en partido (en minutos) del jugador seleccionado para esa semana.
  • Load Difference: diferencia de carga de trabajo en valor porcentual en relación a la semana anterior.
  • Time Difference: diferencia de tiempo de exposición en valor porcentual en relación a la semana anterior.
  • RPE Difference: diferencia de percepción subjetiva del esfuerzo en valor porcentual en relación a la semana anterior.

Ahora, ¿qué datos se muestran en las gráficas?

En la primer gráfica se muestra la evolución del total de la carga de trabajo, el tiempo de exposición y el promedio de la percepción subjetiva del esfuerzo para cada una de las semanas.

En las segunda se muestra la evolución del tiempo de exposición en base al contenido para cada una de las semanas.

Por último, la gráfica tres muestra la variación, en valor porcentual, de la carga de trabajo de una semana en relación a la semana anterior.

Conclusión

De forma general esto sería lo que contiene este simple Excel para el control de la carga de trabajo del equipo/grupo y el deportista. Esperamos que os sirva de ayuda en la labor de la recogida de datos y análisis.

A lo largo de las próximas semanas os iremos incluyendo diferentes tipos de análisis. Destacar las inclusión de variables como el ratio entre la carga aguda y crónica (ACWR), con la posibilidad en la modificación del ratio y la variante ACWR EWMA (medias móviles exponenciales), así como la posibilidad del cálculo del tiempo de exposición por cada tipo de contenidos de forma individual y colectiva, etc. Poco a poco iremos construyendo una herramienta de Excel completa para que puedas el máximo provecho a los datos que recoges en tu día a día.

Además, si estáis interesados en algún aspecto en concreto nos lo podéis hacer llegar por RRSS o a través de los comentarios para así tomar nota de cara a próximas publicaciones.

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